Compliance-Richtlinien

Compliance- Richtlinien bei der Venta Supply GmbH & Co. KG

1. Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet die Einhaltung der Gesetze, Richtlinien, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für die Geschäftsleitung sowie alle Mitarbeiter der Venta Supply GmbH & Co. KG, nachfolgend einheitlich Mitarbeiter genannt.

2. Informationspflicht

Jeder Mitarbeiter muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden EU- Richtlinien, Gesetzte, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei der Geschäftsleitung einzuholen. Für einzelne Regelungsbereiche bestehen Arbeitsanweisungen oder Datenschutzrichtlinien usw. die die Regeln dieser Compliance- Richtlinie präzisieren und die von den Mitarbeitern zu berücksichtigen sind.

3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

  • Die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten
  • Fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
  • Das Ansehen der Venta Supply GmbH & Co. KG zu achten und zu fördern
  • Interessenskonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
  • Sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
  • Compliance- Verstöße dem Compliance Verantwortlichen (Ziffer16) unverzüglich zu melden

Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet,

  • die Führungsgrundsätze der Venta Supply GmbH & Co. KG einzuhalten
  • Mitarbeiter nur nach ihrer Leistung zu beurteilen und die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

4. Gleichbehandlung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

5. Verbot von Bestechung und Korruption

Korruption schädigt den Wettbewerb, verhindert „fair play“, entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt die Venta Supply GmbH & Co. KG sowie jeden einzelnen ihrer Mitarbeiter einem unnötigen Haftungsrisiko aus.

Es ist strikt verboten,

  • In- oder ausländischen Amtsträgern im Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Stellung für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
  • Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönlich Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren
  • Unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen
  • Unrechtsmäßige Handlungen mit Hilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freunden, Agenten, Beratern und Vermittlern
  • Rechtswidrige persönliche Vorteile zu verlangen oder anzunehmen

6. Einladungen, Geschenke und Veranstaltungen

Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen Umgang. Die Mitarbeiter der Venta Supply GmbH & Co. KG dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich im angemessenen Rahmen bewegen.
Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gelten folgende Regeln:

  • Mitarbeiter der Venta Supply GmbH & Co. KG müssen Einladungen und Geschenke ablehnen, wenn sie ersichtlich oder vermutlich mit einer konkreten Erwartung einer irgendwie gearteten Gegenleistung verbunden sind.
  • Sie müssen Einladungen und Geschenke auch dann ablehnen, wenn die Annahme gegen Gesetze oder interne Weisungen verstoßen würde.
  • Mitarbeiter der Venta Supply GmbH & Co. KG dürfen keine Zuwendungen verlangen.

Bei der Gewährung von Vorteilen gilt Entsprechendes.

Die Teilnahme an Fachveranstaltungen durch Mitarbeiter der Venta Supply GmbH & Co. KG ist zulässig und erwünscht. Das Gleiche gilt für die Durchführung von Fachveranstaltungen.

Einladungen zu und die Teilnahme an sozialen, gesellschaftlichen und Freizeit- Events im geschäftlichen Umfeld sind zulässig, wenn sie sich im angemessenen Rahmen bewegen. Sie dürfen keinesfalls auch nur den Anschein erwecken, dem fairen Wettbewerb zu schaden oder Interessen zu vermischen.

7. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jeder Mitarbeiter muss seine privaten Interessen und die Interessen der Venta Supply GmbH & Co. KG streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.
Um dies zu erreichen, dürfen die folgenden Aufträge nur dann erteilt und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher vom zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

  • Aufträge an nahestehende Personen (z.B. Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
  • Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
  • Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5% und mehr beteiligt sind
  • Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternahmen
  • Nebentätigkeiten für Geschäftspartner

Mitarbeiter, die sich direkt oder indirekt mit 5 Prozent und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligt sind, oder beteiligen möchten, müssen dies dem Compliance Officer melden. Es wird geprüft, ob ein Interessenskonflikt besteht.

8. Bekämpfung von Geldwäsche

Die Venta Supply GmbH & Co. KG arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden.
Jeder Mitarbeiter hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich der Geschäftsleitung oder dem Compliance Verantwortlichen zu melden.

9. Außenwirtschaft und Exportkontrolle

Die Venta Supply GmbH & Co. KG beachtet die für die Exportkontrolle einschlägigen Rechtsnormen des nationalen und internationalen Rechts und wird damit ihrer Rolle als europaweit tätige Firma gerecht.
Genehmigungserfordernisse im Rahmen des Exports unserer Produkte sind strikt einzuhalten. Export- und Unterstützungsverbote müssen ausnahmslos beachtet werden.
Die aktuell geltenden Zollbestimmungen sind sowohl beim Export als auch beim Import von Waren einzuhalten.

10. Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten

Venta Supply erwartet von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten

  • die Einhaltung aller geltenden Gesetze
  • das Unterlassen der Korruption
  • die Beachtung der Menschenrechte
  • die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
  • die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
  • insbesondere die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargobestimmungen
  • den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
  • die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz

dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.

11. Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter, Besucher und Kunden hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.
Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

12. Datenschutz

Als europaweit tätiges Unternehmen ist für die Venta Supply GmbH & Co. KG die Nutzung moderner Information- und Kommunikationstechnologie ein unabdingbarer Bestandteil der Geschäftsprozesse.

Hierbei sind die Mitarbeiter verpflichtet, personenbezogenen Daten in allen Geschäftsprozessen sensibel zu handhaben. Personenbezogenen Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiterdaten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und sonstigen Personen.

Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn der/die Betroffene zuvor eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen, ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.

Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat die Venta Supply GmbH & C. KG eine Verfahrensanweisung, gemäß den Vorschriften der DS-GVO erstellt, die von den Venta Supply Mitarbeitern beachtet werden muss.

13. Verhalten gegenüber Wettbewerbern

  • Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten
  • Es dürfen keine Preise, Mengen oder Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden
  • Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig

14. Spenden und Sponsoring

Venta Supply leistet Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke im Bereich Soziales.
Spenden dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung der Geschäftsführung geleistet werden.
Die Leistung von Spenden hat in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und vorstehenden Regelungen zur Vermeidung von Korruption und Interessenkonflikten und zum Schutz des Unternehmensvermögens zu erfolgen.

15. Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Für Mitarbeiter können Compliance- Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Abmahnung
  • Kündigung
  • Schadenersatzansprüche Dritter und der Venta Supply GmbH
  • Geldstrafe und -buße
  • Freiheitsstrafe

Für die Venta Supply GmbH & Co. KG können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

  • Schadenersatzansprüche Dritter
  • Kostenintensive Gerichtsprozesse
  • Geldbuße und Gewinnabschöpfung
  • Imageverlust

16. Ansprechpartner und Compliance Officer

Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben:

  • Sprechen Sie mit der Geschäftsleitung
  • Ist die Klärung mit der Geschäftsleitung nicht möglich oder bleiben weiterhin Bedenken, steht der Compliance Officer als Ansprechpartner zur Verfügung

Wenn Ihnen Compliance- Verstöße bekannt werden,

  • sind Sie verpflichtet den Compliance Officer unverzüglich zu informieren

Kontaktdaten Compliance Officer der Venta Supply GmbH & Co. KG:

Venta Supply GmbH & Co. KG
Dieter J. Cosanne
48432 Rheine, Hovesaatstr. 6
Tel. 05971 16832-12 / E.- Mail.: d.cosanne@venta-supply.de

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